Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada (UGM) meresmikan pengoperasian MOSAIC, sistem informasi terintegrasi yang dirancang untuk mengelola berbagai proses bisnis internal fakultas. Sistem ini dikembangkan untuk menyederhanakan pengelolaan data, meningkatkan transparansi performa kelembagaan di lingkungan Fakultas Psikologi UGM.
MOSAIC, singkatan dari Management and Operations System, for Academic Innovation and Collaboration, merupakan Sistem Informasi Manajemen dan Operasional Fakultas Psikologi UGM. Peresmian dilakukan oleh Dekan Rahmat Hidayat, S.Psi., M.Sc., Ph.D., pada Selasa (29/9) di Ruang A-203 Fakultas Psikologi UGM.
Penandatanganan simbolis dilakukan Dekan bersama Direktur Direktorat Teknologi Informasi (DTI) UGM, Prof. Dr. Ir. Ridi Ferdiana, S.T., M.T., IPM.; Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan Sumber Daya Manusia, Dr. Sumaryono, M.Si., Psikolog; Wakil Dekan Bidang Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerja Sama, Pradytia Putri Pertiwi, S.Psi., Ph.D.; serta Kepala Unit Penjaminan Mutu dan Perencanaan (UPMP), Haidar Buldan Thontowi, S.Psi., M.A., Ph.D.
Dekan mengatakan penjaminan mutu selama ini lebih banyak berkaitan dengan persiapan audit mutu internal (AMI) dan akreditasi program studi. Dengan MOSAIC, ia berharap pengawalan mutu bergeser ke tahap awal layanan. Ia menjelaskan hal itu dengan contoh penggunaan MOSAIC di Career Center untuk program magang mahasiswa.
“Dari sejak proses awal, mahasiswa berinteraksi dengan kita, mengisi form untuk kebutuhan yang mereka miliki,” terangnya,
Pemantauan Target Capaian Kinerja (TCK) yang dilakukan setiap bulan dapat menunjukkan di mana masalah berada ketika target belum tercapai. Untuk itu, Dekan menyebut fakultas mengupayakan data yang tersedia nyaris seketika.
“Kita sedang mengupayakan tersedia data yang near real time,” katanya.
Dekan menambahkan, data tersebut ke depan dapat diolah menjadi narasi laporan dan newsletter bulanan, termasuk dalam bentuk text to voice. Fakultas menyatakan siap menjadi pihak pertama yang menerapkannya dengan fasilitasi DTI UGM.
Direktur DTI UGM berpesan agar pengguna memakai MOSAIC secara rutin supaya data terus berkembang dan menopang keputusan berbasis data.
“Gunakan MOSAIC secara rutin. Pesan saya, gunakan secara rutin agar itu menjadi data yang tumbuh berkembang yang akan membantu Fakultas Psikologi menjadi lebih baik lagi,” pesannya.
Buldan menyebut MOSAIC mulanya disiapkan untuk kebutuhan akreditasi.
“Awalnya itu untuk akreditasi, karena memang saat itu untuk akreditasi kita membutuhkan data yang sangat banyak.”
Sistem itu kemudian berkembang menjadi sarana pemantauan capaian fakultas. Pengembangannya berjalan selama tiga tahun bersama DTI UGM dan pengembang Dino Dwi Jayanto, M.Cs., dari PT Transisi Teknologi Mandiri.
Dalam video pengenalannya, MOSAIC dijelaskan dapat diakses dengan akun email pengguna dan menampilkan fitur sesuai hak akses. Data bersumber dari datamart SIMASTER yang disinkronkan melalui Simaster Service, sehingga tidak ada pencatatan ganda. Versi beta telah dipakai secara terbatas dan akan diterapkan bertahap ke seluruh unit. Operasional publik pertamanya dijadwalkan awal Oktober untuk program magang di Career Center.
Setelah peresmian, Dekan mendorong sivitas menerapkan aplikasi ini di tempat kerja masing-masing dan mencatat kekurangan yang ditemukan. Catatan itu disampaikan kepada UPMP agar pengembang dapat mencari solusinya. Tim TI fakultas akan menjaga operasional harian dan menerima alih pengetahuan dari pengembang.
Buldan menyebut sistem ini belum menjangkau seluruh pekerjaan fakultas.
“Mungkin fungsionalitasnya masih terbatas untuk beberapa aspek pekerjaan, tapi setelah peresmian ini nanti akan ada pelatihan dan sosialisasi.”
Dengan data yang sama, fakultas berencana mengubah halaman profil dosen di laman fakultas menjadi Scholar Portal.
Penulis: Erna Tri Nofiyana