Career Center Fakultas Psikologi UGM kembali mengadakan pelatihan pengelolaan keuangan & sponsor bagi Badan Kegiatan Mahasiswa (BKM) dan komunitas, di ruang B-104, Jumat (1/3). Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman mengenai pengelolaan dan pelaporan keuangan bagi berbagai BKM dan komunitas mahasiswa yang ada di Fakultas Psikologi UGM. Sebanyak 28 perwakilan dari delapan BKM, lima komunitas mahasiswa, dan forum komunikasi mahasiswa hadir dalam pelatihan yang mencakup pemaparan materi dan diskusi ini.
Kepala Career Center Fakultas Psikologi UGM, Ardian Rahman Afandi, S.Psi., M.Psi., Psikolog, menyampaikan dalam sambutannya, “Pelatihan keuangan dan sponsor ini merupakan sebuah pelatihan rutin untuk me-refresh teman-teman semuanya mengenai pengelolaan keuangan”.
Azza Aydin Fidelya, mahasiswa Fakultas Psikologi UGM angkatan 2022 sekaligus President Director dari Dopamination membuka sesi pemaparannya dengan penjelasan mengenai sponsorship. Dopamination sendiri merupakan kegiatan tahunan yang diadakan oleh Lembaga Mahasiswa Psikologi UGM.
“Sponsor ini kalau yang aku pelajari selama ini, ada dua tipe teman-teman, jadi yang pertama itu sponsor yang mensponsori suatu acara atau lembaga untuk mencari sebuah exposure, yang kedua dia memberikan dukungan secara sukarela karena ingin melihat dampaknya untuk masyarakat,” terang Azza Aydin Fidelya.
Azza Aydin Fidelya menjelaskan lebih lanjut mengenai penyusunan proposal sponsor melalui pengalamannya di Dopamination. Ia menyampaikan pula bahwa terdapat tiga cara yang dapat dilakukan bagi teman-teman mahasiswa untuk menggaet sponsor yaitu pendekatan kepada alumni yang sudah bekerja, menggali lebih dalam relasi terdekat, dan melalui research terhadap berbagai instansi.
Setelah mendapatkan kerja sama dengan sponsor, hal yang tidak kalah penting untuk dilakukan adalah mengelola komunikasi yang telah terjalin, “Kita punya kewajiban untuk melaporkan terus-menerus progres acara, misalnya 3 bulan pertama, selama acaranya berjalan kalian lapor ke sponsor, jadi mereka tahu bahwa uang mereka benar di pakai di tempat yang tepat”.
Arifah Sindhika Putri, S.E., memaparkan mengenai pengelolaan keuangan untuk BKM dan komunitas mahasiswa yang terbagai kedalam beberapa poin yaitu anggaran program, catatan keuangan sederhana, administrasi dan dokumentasi pelaksanaan.
“Tentukan saja program rutin dan nonrutin yang akan dilakukan dalam satu periode, kemudian rencananya tentukan, mulai dari biaya operasional bulanan, biaya kegiatan, perlengkapan dibuat serealistik mungkin sesuai anggaran yang sudah disepakati,” jelas Arifah.
Arifah juga menjelaskan bila dana sudah terkumpul dan program mulai berjalan, teman-teman mahasiswa perlu melakukan pencatatan dana masuk dan keluar secara rutin. Catatan keuangan tersebut berisi mengenai informasi tanggal, uraian aktifitas, nominal transaksi, nama penerima, dan saldo dana. Catatan keuangan ini juga merupakan salah satu komponen yang dilaporkan, termasuk anggaran, dan laporan realilasai anggaran, khususnya laporan keuangan yang bersumber dari dana fakultas.
“Nanti kami akan melaporkan itu dalam bentuk satu package bantuan mahasiswa, teman-teman mau realokasi anggaran seperti apa tidak masalah, yang penting masih dalam pagunya,” terang Arifah menambahkan.
Arifah juga menjelaskan mengenai masalah-masalah pelaporan keuangan dana fakultas yang sering dihadapi baik pada dana bantuan dan dana nonbantuan. Beberapa poin yang harus diperhatikan pada pelaporan dana bantuan seperti waktu pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban yang terlalu dekat dengan batas waktu hingga nota transaksi yang melebihi tanggal pada kontrak hibah.
Penulis & Foto: Erna